Как правильно написать деловое письмо
В своей жизни я видел довольно много по-настоящему ужасных писем. Поначалу меня даже удивляло, как неглупые люди могут так писать. С появлением электронной почты мы можем рассылать огромное количество писем, ничего при этом не тратя, кроме своего времени. Поэтому эпистолярная переписка многократно возросла, увеличилось и число абсолютно бестолковых посланий. А знаете ли вы, как правильно написать деловое письмо?
Правила довольно просты. Основам этого «ремесла» учат еще в школе.
Если ваша позиция в организации достаточно высока, то не исключено, что в вашем распоряжении имеется секретарша, которая отвечает за грамотное написание деловых писем. Но большинству из нас следует хорошенько запомнить основные моменты составления бизнес-письма.
И не думайте, что в письме самое главное — суть, а оформление собственных мыслей не так важно. Если структура письма не будет соблюдена, его могут даже не прочитать.
Структура делового письма
Правила составления бизнес-послания не очень жесткие, но все вместе они формируют формулу, позволяющую ясно выразить свое намерение. Если все сделано по этим правилам, то читатель не будет гадать о том, в чем состоит основная мысль и, что от него хотят.
Официальное письмо должно содержать следующие элементы (сверху вниз):
- Обратный адрес и дата: (Верхний левый угол). Этот элемент пригодится в том случае, если письмо попадет к адресату без конверта. Хотя это маловероятно, но лучше, если данный момент будет соблюден. Если текст размещен на официальном бланке, то он уже содержит адрес, телефоны и другие контактные данные. Дублировать их не стоит.
- Почтовый адрес получателя: (Справа, строкой ниже обратного адреса или под шапкой бланка). В офисах письма часто извлекаются из конвертов, а указание лица, которому оно предназначено, поможет посланию найти своего адресата.
- Обращение: (Двумя строками ниже адреса получателя или отступив 1/3 страницы) Старайтесь избегать «Уважаемый товарищ!» или «Тому, кого это может касаться!». Если вы не называете получателя по имени отчеству, значит, не знаете, кто будет читать письмо, и показываете, что вам все равно, к кому оно попадет. Если вы действительно хотите, чтобы конкретный человек что-то предпринял, прочитав ваше письмо, обратитесь конкретно к нему.
- Основная часть. Основная часть письма состоит из трех частей:
- Введения, где объясняется, кто вы такой и почему пишите;
- Центральной части, где раскрываются детали и приводятся аргументы;
- Завершающей части, где вы сообщаете читателю, какое именно действие ожидаете от него.
- Прощальные пожелания: (По левому краю, двумя строками ниже основной части). Это строка до подписи. Если вы знакомы с адресатом лишь формально или незнакомы вовсе, то можете поставить «С уважением» (для письма на английском языке — Faithfully yours). Письмо человеку, с которым вы хорошо знакомы, можете завершить фразой «Искренне Ваш» (на английском языке — Sincerely yours, Sincerely, а для США — Yours truly). Не пытайтесь вставить нечто более дружественное или жеманное, только если вы не а) очень тесно знакомы с получателем и общаетесь неформально; б) вы являетесь публичной фигурой и подобная подпись является вашим «личным знаком».
- Подпись и ее расшифровка: Если под письмом стоит подпись, то это означает, что написавший его отвечает за свои слова. Так как расшифровать подпись большинства людей довольно сложно, то добавьте строку-две со своим именем, фамилией, должностью, чтобы читатель понял, от кого именно получено письмо.
- Приложения: (Ниже подписи и расшифровки) Если вы прилагаете к деловом письму любые дополнительные материалы, то перечислите их. Например: Приложения (2): брошюра, прайс-лист. Можно также указать количество страниц. Например: Приложения (1 на 4 л): программа.
Одно из важнейших правил того, как правильно написать деловое письмо — это корректировать, корректировать и корректировать снова. Если друг может простить грамматические ошибки и неудачные обороты, то в бизнес-письме на это обратят внимание в первую очередь (это может быть единственное, что запомнят из вашего письма). Если вы хотите произвести впечатление, то постарайтесь быть максимально безупречным.
