Как работать меньше, а успевать больше: 5 стратегических моментов

Вы работаете с утра до позднего вечера. Не отрываете взгляд от монитора, а пальцы от клавиатуры. Но в конце дня понимаете, что не выполнили и 10% от запланированного объема дел. Итог печален: даже если вначале вы и работали с энтузиазмом, то вскоре наступает разочарование, и продуктивность падает еще ниже. Вместе с тем, зная, как можно работать меньше, а успевать больше, вы избежите подобной ситуации. Уменьшите нагрузку, стресс и повысите эффективность собственного труда.

Джеф Хейден на страницах сайта inc.com дает 5 стратегических советов, как работать меньше, а успевать больше. Основной упор он делает на то, что следует вести учет не отработанным часам, а выполненной работе.

1. Оптимизируйте список дел

Если ваш список дел не умещается на одном листе записной книги, то ни о какой продуктивной работе не может идти и речи. Планируйте на каждый день не более 3 основных (наиболее важных задач). К их выполнению следует приступить в первой половине дня. Если после этого останется время, то его можно посвятить решению второстепенных проблем.

Как работать меньше, а успевать больше: 5 стратегических моментовЧитайте также: 7 распространенных заблуждений о работе на дому

Готовьте список задач заранее вечером. Все равно, в конце рабочего дня или перед сном вы мысленно подводите итоги дня и вспоминаете, что еще требуется сделать. Утренние часы в начале рабочего дня наиболее продуктивные. Не тратьте их на составление плана, а сразу приступайте к его реализации.

Выполняйте задачи из списка дел одну за другой. Полностью сфокусируйтесь на одном пункте. Завершите его. И лишь после этого переходите к следующему. Постоянное переключение отнимает много времени и снижает личную эффективность.

2. Измеряйте достигнутые результаты, а не потраченное время

Не пытайтесь оценить выполненную работу в затраченных на нее часах. Учитывайте решенные проблемы и их важность для достижения вашей основной цели.

3. Выработайте привычки начала рабочего дня

Знакома ли вам такая ситуация, когда утренняя чашка кофе, сопровождаемая приятной беседой, незаметно переходит в длительные посиделки. О работе мы вспоминаем перед обеденным перерывом, но не начинать же ее сейчас. Обед завершается очередной беседой, а за час до окончания работы не имеет смысла браться за важный проект. В итоге, одна чашка кофе превратилась в потерянный день.

Заведите себе привычку, побуждающую как можно быстрее приступать к работе. Пусть это будет та же чашка кофе. Но как только она выпита до дна, вы сразу же приступаете к решению задач из списка дел.

4. Выясните, где происходят утечки времени

Сделать это несложно. Заведите блокнотик или несколько листков бумаги. Они необходимы для хронометража времени, затраченного на различные дела. Как только вы переключаетесь с одного вида деятельности на другой, помечайте это в блокнотике с точным указанием времени.

Будьте честны перед собой. Эти записи вы ведете для себя, а не для шефа. Чтобы не мельчить, можно разбить виды деятельности на категории. Например: подготовка отчета, электронная почта, социальные сети, новости, разговоры, разминка, планирование и т.д.

В конце дня подведите обобщенные итоги. Не исключено, что вы удивитесь, как много времени уходит, например, на чтение новостей или электронной почты. Осталось только приложить усилие к тому, чтобы перераспределить время так, чтобы использовать его более продуктивно.

5. Завершайте работу вовремя

Нет ничего хорошего в том, что вы засиживаетесь на работе до поздней ночи. Возьмите себе за правило, завершать все дела «по звонку». Если вы не успели справиться с задачей, лучше все доделать утром следующего дня со свежей головой. Переутомление не идет на пользу ни лично вам, ни делу.

Прислушайтесь Эрнесту Хемингуэю, который советует завершать работу тогда, когда она хорошо продвигается, когда вы знаете, что делать на следующем шаге. Поступив так, на следующий день вы сразу же включитесь в продуктивную деятельность, а не проведете все утро размышляя о том, куда двигаться дальше.