Time Blocking – как выжать дополнительные 20 часов из перегруженной недели

Работа, статьи, спорт, саморазвитие и дом – все это надо вписать в свой план на день. Поэтому выжать хотя бы час бонусного времени – отличная возможность. Недавно на англоязычном ресурсе мне попалась статья про способ управления временем Time Blocking. Описание звучало очень оптимистично: «40 часовая рабочая неделя по системе Time Blocking по эффективности сравнится с 60 часами обычной работы». Плюс 20 часов в неделю – разве возможно пройти мимо?

Начинаем с планирования

Суть данного метода заключается в выделении блоков времени на каждую задачу и процесс, который вы должны выполнить в течение дня. Важный момент, на котором нужно сделать акцент: смысл не просто утрамбовать ваш день по-максимуму. Надо, чтобы ваши задачи были направлены на достижение долгосрочной цели и вписываться в dead-line. Поэтому начинаем в любом случае с планирования.

Как это делаю я? Начиналась моя работа с Time Blocking в блокноте. Но это оказалось не слишком практично: перелистывание страниц, переписывание похожих задач – не для меня. Я выбрала знакомый всем Excel. На одном листе я отмечаю список важных дел, которые направлены на развитие проекта и стратегически важны. В этом же списке отмечаю задачи, которые нельзя назвать стратегически важными, но выполнить их необходимо. Чтобы отличить одни от других, использую выделение цветом.

Как из блоков построить рабочую систему

Теперь на другом листе Excel (или в Google) календарь делим каждый день на блоки. Оптимально – по 30 минут. Вы работаете 9 часов в день? В вашем распоряжении 18 блоков. Переносим в них наши стратегически-важные и необходимые задания. Заканчиваем наполнять день текущими задачами, а также оставляем пару «окон» для случайных заданий и встреч.

Не обманываем себя

Автор данного метода подчеркивает, что самое важное – быть честным с собой. Если вы чувствуете что работа «потянет» часов на 6, не нужно устанавливать для нее блок длительностью 2 часа. В противном случае, сроки и задачи будут сорваны, а вы потеряете желание работать по данному методу.

Время на хаос

Что больше всего мешает нормальной работе? Вечные звонки, письма, на которые приходится отвечать. Сам процесс переключения между задачами забирает много сил и времени. Особенность Time Blocking, которая мне нравится – он позволяет исключить из работы ненужную многофункциональность. Просто записываем в свой день 3-4 блока по 20 минут, в течение которых отвечаем на звонки и почту. Конечно, начальнику или заказчику вы не скажете: «Андрей Станиславович, я отвечаю на ваши звонки только в 14 часов. Всего доброго». Но коллегам и подчиненным разослать подобное письмо вполне уместно.

Стратегически важные часы

В вашем дне должны быть часы, когда вы максимально концентрируетесь на работе. Определить их надо самому: для меня самое продуктивное время – с 11 до 14, для вас, возможно – с 14 до 16. В любом случае, в этот блок помещаем самые важные задачи, которые требуют самоотдачи и концентрации. В это время любой отвлекающий фактор приносит серьезный вред: закрываем лишние вкладки на компьютере (в том числе почту), по возможности, отключаем телефон и уходим с головой в работу.

Описывать данный метод я могу долго: он мне действительно понравился. Но чтобы вы сформировали более точное представление, вот еще несколько важных правил:

• Блок «стратегически-важные часы» с максимальной концентрацией не должен быть дольше 2 часов. Переключитесь на 1 час на менее сложные задачи, чтобы расслабиться;
• Когда вышли за предел блока – вы заканчиваете работу и переходите к следующему;
• Отчитывайтесь перед собой. Раз в неделю составляйте список задач, которые вы успешно выполнили и задач, на выполнение которых понадобилось неожиданно много времени. Еще один плюс Time Blocking: он позволяет не просто выполнять задачи быстрее, но и изучать, как вы работаете, находить «узкие» места и ленивые часы. А значит – возможности для оптимизации.