Принципы делегирования полномочий ненадежным людям

Работа 29.09.2015

Принципы делегирования полномочий ненадежным людям

Допустим, вы занимаете определенную позицию в своей организации, и, волей неволей, вам приходится делегировать часть своих полномочий другим людям. В противном случае, вы рискуете быть заваленным делами и задачами с головой, в то время как ваши подчиненные будут чувствовать себя вольготно.

Но многие из этих людей не очень-то и горят выполнять ваши поручения. И даже создается впечатление, что они специально совершают ошибки или опаздывают со сроками, чтобы в следующий раз вы от них отстали.

Знакомая ситуация? Какие же принципы делегирования полномочий использовать в отношении ненадежных подчиненных и коллег?

Когда делегирование не идет на пользу

Делегирование — это необходимый навык, без которого далеко не продвинешься по карьерной лестнице. Им должен обладать любой менеджер. Кроме того, умение эффективного делегирования пригодится везде — от организации работы над школьным проектом, до подготовки дружеской вечеринки.

На самом деле это искусство, имеющее свои секреты и требующее наличия определенных личностных качеств. Одной из составных частей умения делегировать полномочия является определение тех задач, которые людям по силам выполнить. Но плохо выполненная работа часто не является результатом некомпетентности или отсутствия необходимых навыков (хотя бывает и такое). Давайте разберем причины, по которым «нормальные» в общем-то люди могут не справиться или, наоборот, перестараться с выполнением поставленных задач. А также разберем, как находить выход из подобных ситуаций.

Четко описываем ожидаемый результат

Когда вы поручаете кому-то определенные задачи, следует обязательно убедиться, что этот человек их точно понял и осознал, что от него ожидают. В противном случае — ждите беды.

Чем более детально вы опишите ожидаемый результат, тем лучше. Об этом гласит один из основных принципов делегирования полномочий. Если вы скажете своему ребенку, что он должен убрать комнату, ваши слова могут быть вполне искренне истолкованы по-своему. Лучше скажите ему: «Все грязные вещи должны быть в корзине для белья, книги расставлены на полке, на полу ничего не должно быть». Как он это сделает и в каком порядке — пусть решает сам. Важен результат!

Только для этого вы сами должны четко знать, что ожидаете увидеть в конечном итоге.

Сегодня, благодаря интернету и специальным сервисам, можно поручать другим выполнять множество личных задач, висящих над нами (были бы только деньги). Но здесь можно не только выиграть время, но и что-нибудь потерять. Очень часто люди, которым поручили что-либо, постоянно пристают к нам с вопросами, вроде, номера договора по которому выполняются работы, или цвета папки, в которую надо собрать документы. Постарайтесь предвидеть заранее все подобные вопросы и предоставить исполнителю все необходимые ресурсы и информацию.

Не впадайте в микроменеджмент

Четкие и подробные инструкции это еще не признак микроменеджера — человека который дает подробнейшую инструкцию, как другие должны выполнять порученную работу. Подобные люди показывают свое недоверие к способностям других, а это создает замкнутый цикл. Если вы менеджер достаточно высокого уровня, то человек, выполняющий ваши поручения, будет давать своим подчиненным еще более подробную инструкцию.

Следует чувствовать ту грань, которая разделяет «поручить сделать» и «взять исполнение под полный контроль». Правильное делегирование — это балансирование между бесконтрольностью и тотальным контролем. Сфокусируйтесь на цели поручаемой работы и конечных результатах. Дайте человеку возможность самостоятельно найти способ выполнения. Другими словами: делитесь своей ответственностью, а не знаниями о том, как бы вы это сделали.

Периодически задавайте сотруднику вопросы, чтобы убедиться в том, что он не потерял цель, а работа не застопорилась из-за какого-то препятствия. Вначале получите ответ, позволяющий убедиться в правильности курса, и только потом принимайте решение о необходимости его корректировки.

Ситуация редко развивается так, как нам того хотелось бы. Встретившись с препятствием, человек, которому вы поручили определенное дело, может полностью сосредоточиться на этом препятствии, забыв об основной цели. Подобных людей требуется чаще контролировать, иначе они могут развить бурную деятель
ность, не приносящую нужных плодов. Она не только съедает их энергию и силы подчиненных, но и демотивирует. Если что-то пошло не так, как изначально планировалось, то лучше сделать паузу и обсудить ситуацию.

Человек не имеет необходимых знаний или умений

Особая мудрость заключается в подборе правильного человека для того или иного вида работы. Никогда не избегайте делегирования, если считаете, что сами вы сделаете это лучше / быстрее / элегантнее. Если человеку определенная задача поручена впервые, или он только что принят на работу, то естественно, что он должен приобрести определенные умения до того, как научится выполнять свои функции идеально или близко к тому. Если вы столкнулись с подобной ситуацией, то разбейте задачу на подзадачи и делегируйте поэтапно. А через какое-то время этому человеку можно будет поручить проект целиком.

Начните с малого, и постепенно увеличивайте объем работы, делегируемый за один прием. Так вы позволите новому сотруднику сохранить уверенность в собственных силах и укрепить собственное доверие.

Обеспечьте ему максимально возможный объем ресурсов и помощи, попытайтесь уменьшить свою требовательность, хоть ненадолго. Очень трудно сдержать себя, когда вы чувствуете, что сделали бы это в десять раз быстрее и лучше. Но потерпите, через положенный срок вы будете вознаграждены.

Не скупитесь на похвалы, особенно если результат превзошел ваши ожидания. Большинство людей хочет получать удовлетворение от своей работы.

Как работать с потерявшими мотивацию

Мы знаем таких людей, которые хотят жить не напрягаясь. Если речь идет о просто ленивом человеке, то можете этот пункт не читать дальше. Здесь речь пойдет об иной ситуации. В ряде случаев отсутствие интереса к работе объясняется тем, что человек не видит, зачем необходимо выполнять эту задачу. Он не владеет ситуацией. Он не осознает либо своего места в общем деле, либо необходимости в реализации проекта.

Принципы делегирования полномочий предполагают, что люди с готовностью берут на себя часть обязанностей по реализации общего дела. Возможно, два типа реакции на поручение выполнить определенную задачу: негодование и гордость. Чтобы как можно чаще сталкиваться со вторым, никогда не поручайте другим задачи, которые, как всем известно, возложены непосредственно на вас. Вы можете делегировать эту задачу только в том случае, если чувствуете, что другая работа не позволит вам выполнить ее в срок, а не потому, что просто не хотите заниматься ею.

Поручая задачу человеку, объясните ему, почему выбор пал именно на него. Допустим, у него есть особый талант, знания, умения или что-то в этом роде. Комплименты способны придать необходимое ускорение, человек почувствует свою значимость и личное значение в работе над большим делом.

Постоянно поддерживайте таких людей, положительно отзывайтесь о достигнутых результатах, повесьте в общедоступном месте карту проекта и отмечайте там отличившихся, кратко описав их успехи.

Человек некомпетентен и не хочет совершенствоваться

Предыдущие советы призваны повысить эффективность делегирования полномочий. Следуя им, вы получите то, что хотели. И будет это сделано как можно лучше. Но бывают такие ситуации, когда другой человек не может справиться с задачей, так как не обладает необходимыми умениями или навыками. Если он выскажет сомнение в том, что сможет справиться с этим, мы можем поступить по-разному. Можем поручить ему другую задачу, более соответствующую его способностям. Можем снизить планку требований. А можем максимально снизить риск получить отрицательный результат, уволив такого человека или перестав общаться с ним. Есть и четвертый вариант — рискнуть, может быть, этот человек сам не знает, на что способен.

Истинное искусство делегирования заключается в определении того, чем приятно заниматься человеку, и использовании этого знания для того, чтобы заставить его выполнить то, что вам необходимо. Для этого необходим креативный подход и нестандартное мышление.

Делегирование ответственности это всегда определенный риск, вызывающий обеспокоенность. Но в итоге вы можете сделать чуточку счастливее и себя, и другого человека. Распределяя роли в проекте между разными людьми, вы можете оказаться приятно удивленным получившимся результатом. Если это не так, то сделайте все возможное, чтобы окружить себя более надежными товарищами.

А у вас есть собственные секреты делегирования полномочий. Поделитесь ими в комментариях.

Добавить комментарий