Как правильно написать бизнес-емейл?  А вы хотите всегда получать ответ на деловые письма?Написание обычного электронного сообщения – это одно дело, а вот подготовка письма, на которое получатель захочет ответить – совершенно другое. Я работаю в условиях, в которых очень важно зарекомендовать себя перед деловыми партнерами, и поэтому приходится довольно часто общаться с помощью электронной писем. За несколько месяцев работы я выработала ряд принципов общения по email, которые могут оказаться очень полезными, и дают понять, как писать деловые письма так, чтобы привлечь к ним внимание.

Поле для заполнения «Тема»

Поле «Тема» в шапке сообщения всегда должно быть заполнено, иначе существует риск, что получатель даже не обратит внимания на полученное сообщение, и оно затеряется в недрах его почтового ящика. Более того, по заголовку письма получатель вполне может определить стоит ли ему открывать письмо, или же можно смело удалять. Поэтому, тема должна быть четкой, излагающей основное содержание полного сообщения. Название темы должно состоять из 3-4 слов, не менее и не более того. Этого вполне достаточно, чтобы привлечь чье-то внимание.

Текст электронного письма

Если письмо носит деловой характер, то начинать нужно всегда с официального приветствия, например «Уважаемый, …», «Добрый день, …» и т.д. Заканчивать текст письма, желательно, банальным, но привычным «С уважением, …».

Далее нужно четко разъяснить цель своего сообщения, это всегда является основополагающей любого обращения. Нужно всегда стараться ценить свое и чужое время, писать лаконично, понятно и по делу. Более развернутое обращение можно написать в случае ответа и заинтересованности получателя. Сам текст должен выглядеть красиво и утомляюще, поэтому каждую законченную мысль обязательно необходимо отделять пустой строкой, которая служит в электронном письме абзацем. Так получатель сможет понять и «проглотить» информацию порциями, и она лучше усвоится в голове.

Ни в коем случае не стоит вставлять в само письмо дополнительную информацию и мелкие подробности. Для этого существует функция «Вложить файл», да, и ссылки никто не отменял. Как можно больше нужно стараться не сделать из своего обращения свалку из нагроможденной информации.

Как правильно написать бизнес-емейл?  А вы хотите всегда получать ответ на деловые письма?

Окончание письма должно содержать подпись отправителя, состоящую из 4-6 строк. Подпись всегда включает в себя – имя и фамилию отправителя, должность, сайт и название компании отправителя, а также адрес электронной почты отправителя. Если есть другие способы связи, кроме электронного письма, то их тоже можно указать.

Завершающая проверка электронного письма

Пожалуй, самое важно правило любого сообщения, особенно если оно важное и носит деловой характер. Проверка должна быть тщательной, все ошибки исправлены, а предложения подкорректированы. Важная логичность фраз и построение письма, поэтому лучше все еще раз проверить, и по возможности переписать те части, которые вызывают подозрение. Потраченное на проверку время всегда приносит только пользу.

Ну, и напоследок, хотелось бы добавить, что каждый выбирает для себя сам деловые способы общения. Возможно, чтобы сэкономить свое время и время других людей, достаточно будет просто связаться по телефону, ведь некоторые вопросы можно решить только таким образом, а в электронном письме уже переслать только деловые данные и необходимые файлы.

А вот видео, позволяющее узнать азы переписки по электронной почте: