Что делать, когда надвигается неотвратимый дедлайн?

Работа 04.10.2014

Что делать, когда надвигается неотвратимый дедлайн?Наверняка вам это знакомо: на общей встрече «прилетела» новая задача, вы без страха ее схватили. Еще два дня тянули время, а когда взялись за работу, поняли: данных для анализа не существует в природе, методики работы – тоже. А страшный день, помеченный в ежедневнике «deadline», приближается с молниеносной скоростью. Я не люблю переносить сроки, но иногда других вариантов просто нет. Как сохранить репутацию надежного исполнителя и не обратить на себя гнев работодателя? В этой статье вы найдете приемы, которые я использую, чтобы составить грамотное и корректное письмо о переносе дедлайна.

Предупреждаем заранее

Кинуть отписку в день сдачи работы – вот, что поставит вас в список кандидатов на увольнение. Мы не должны решать, важен ли проект для заказчика или работодателя. Возможно, он исключительно ознакомительный и отправится в стол. Но не исключено, что его планировали рассматривать на вечернем совете директоров. Поэтому предупредить об отсрочке нужно хотя бы за 1 день.

НЕТ: «Извините, я не успел, большая нагрузка».

ДА: «Хотел предупредить, что моя команда не укладывается в установленные сроки. Хотел бы перенести дедлайн с этой пятницы на следующий вторник, 30.12. Готов обсудить данные, которые мы можем предоставить в качестве промежуточного итога».

Не играем с огнем: Deadline переносим только 1 разЧто делать, когда надвигается неотвратимый дедлайн?

Перед тем как садиться за письмо, посвятите час тому, чтобы «набросать» план работы, установить реальные сроки, накиньте еще один страховочный день – это и будет крайний срок, который не подлежит обжалованию. Если вы мобилизуетесь и отправите работу на день раньше – это еще «+» в карму. А вот постоянный перенос сроков заставит заказчика подумать, что вы безответственный и непредсказуемый работник.

НЕТ: «Сейчас выпрошу еще пару дней, а дальше посмотрим».

ДА: составляем детальный план работ, «подкалываем» его к письму.

Максимально аргументируем и не перекладываем ответственностьЧто делать, когда надвигается неотвратимый дедлайн?

Когда я переношу срок сдачи проекта, я стараюсь максимально это аргументировать. Заказчик должен понимать, что я трачу дополнительное время на работу, а он получит максимально точный анализ и план работ. В противном случае, будьте уверены: он сочтет, что вы просто пили чай, или занимались другими задачами. Что важно понимать при аргументации: «свалить» проблемы на медленных коллег, на дыры в базе данных по вине ИТ – ужасное решение. Стараемся огибать углы и использовать мягкие формулировки.

НЕТ: «К сожалению, не могу отправить вам итоговый отчет. До сих пор не получила оригинал договора от юридического отдела и выгрузку от ИТ».

ДА: «Анализ потребовал доработки базы данных. Сейчас вместе с ИТ работаем над этим вопросом».

Предлагаем «рассрочку» задания

Если хотя бы половина работы у вас готова, используем тактику «рассрочки» задания. Как?

НЕТ: «Сейчас не готов отправить Вам анализ. Хотел бы перенести срок на пятницу»

ДА: «Работа над проектом потребовала от меня более глубокого анализа. Я оцениваю готовность отчета на 50%: уже есть полный анализ по таким-то разделам. Готов отправить сейчас имеющиеся разделы для ознакомления, а полный отчет – завтра к 16 часам. Или, если Вам будет удобнее, отправлю готовый отчет завтра. Жду Вашего ответа». Как не сложно догадаться, любой вариант ответа нас устраивает: мы выиграли бонусное время.

Ставим точную дату

Вы обычно указываете в письме: «отправлю на следующей неделе» – а потом удивляетесь, почему разрывается телефон? C вероятностью 95%, заказчик ждет письмо не позже вторника, а вы собираетесь отправить его в пятницу утром. Чтобы избежать непонимания и конфликтов, устанавливаем реальные и точные сроки.

НЕТ: «Я отправлю готовый отчет на следующей неделе».

ДА: «Документ будет у вас на почте в среду до обеда».

Выбираем «слабое звено» и устанавливаем приоритетЧто делать, когда надвигается неотвратимый дедлайн?

Я прекрасно понимаю, что такое постоянный цейтнот. Поток проектов не ослабевает, жонглировать ими и выполнить все в срок – просто невозможно. Плюс, никто не отменял «текучку». Бывает, что меня охватывает паника и я начинаю перескакивать с одной задачи на другую, рискуя не выполнить ни одну. Вот что я советую делать в таких ситуациях: из 5 (к примеру) проектов выбираем хотя бы 3, выполнение которых очевидно и не вызывает затруднений. На остальные 2 проекта тратим достаточно времени, чтобы определить масштаб работ и предполагаемые сроки – их мы и будем переносить.

Если со всеми приемами тайм-менеджмента успеть к дедлайну не удается, придется решать вопрос о приоритете задач. Честно определите число задач, над которыми вы можете работать без снижения производительности. А другие попросите отсрочить или делегировать другим сотрудникам под ваш контроль.

Добавить комментарий