Личный Канбан: Чтобы работать эффективно – надо увидеть все свои дела

Один из основных принципов продуктивной работы: постоянно держать перед глазами список дел, расставленных по степени важности. Так вы лишены шанса погрузиться на полдня в раздумья: «Чем бы заняться дальше».

Для реализации этого принципа придумано множество систем. Некоторые из них очень сложные, а другие – предельно простые. Каждый подбирает систему под себя. И сегодня я расскажу об одной из них. Называется она Канбан, а если быть точным – личный Канбан.

Что такое личный Канбан

Личный Канбан это очень простая система продуктивной работы и управления списком дел. Построена она на двух правилах и предназначена для визуалов. Все ваши дела располагаются на одной плоскости, расставлены по приоритету и степени завершенности. Преимуществом Канбана является высокая гибкость, его всегда можно подогнать под себя, под свой стиль работы, под свои задачи.

Как и множество других систем повышения продуктивности, Канбан помогает «выгрузить» задачи из головы, оставив в ней только одну (или несколько), актуальных в настоящий момент. Эта система родилась на производстве, где степень приоритета той или иной работы зависит от поставок.

Личный Канбан появился благодаря Джиму Бенсону и Тонайану ДеМария Барри. Они предложили использовать эту систему для повышения производительности отдельного человека. В 2011 году увидела свет их книга «Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life». Основные принципы Канбана использовались и раньше. Но авторы книги все упорядочили и  дали конкретную методику, которая реально помогает людям, загруженным огромным количеством задач.

Два основных правила личного Канбана:

  1. Визуализируй свою работу. У нас должна быть возможность увидеть объем и характер работы в любой момент времени. Увидеть, что следует делать на следующем этапе, получить наглядную подсказку о степени важности и завершенности дел. У нас также должна быть возможность быстро и удобно изменять положение задач в общей системе.
  2. Огранивай количество задач, выполняемых сейчас. То есть, количество вещей, с которыми вы работаете в каждую единицу времени должно быть минимальным. Во-первых, так легче визуально представить круг текущих работ, а значит – вы будете более эффективно контролировать ход их выполнения. Во-вторых, это уменьшает вероятность перехода в режим многозадачности с последующим выгоранием. Если вы научитесь управлять своей нагрузкой, то научитесь и говорить «нет» без вреда для своей карьеры.

Существуют различные варианты реализации личного Канбана на практике. Можно использовать сложные приложения и веб-инструменты, стикеры или блокнот. По этому поводу нет никаких официальных рекомендаций (конечно, если вы не начнете точно копировать техники из книги Бенсона и ДеМария Барри).

Начинаем работать эффективно с помощью личного Канбана

Здесь нет ничего сложного. Все что нам надо – это некая площадь (в физическом мире или виртуальном), на которой будет размещен список дел. Но располагать дела следует по определенному принципу. В простейшем случае, площадь разделяется на три колонки:

  1. Отложенное и запланированное;
  2. Выполняемое;
  3. Выполненное.

В «Выполняемом» располагаются те дела, с которыми мы работаем сейчас или планируем заняться в самой ближайшей перспективе. В идеале, чем важнее дело – тем выше оно должно располагаться в колонке. Так с одного взгляда становится ясно – за что браться сейчас.

В колонке «Отложенное/Запланированное» находятся все дела, с которыми мы сейчас не работаем, но за которые все-таки придется взяться.

Колонка «Выполнено» может показаться необязательной. Но она мотивирует нас, показывая, какая огромная работа проделана (или намекая на то, что за целый день не сделано ни одного важного дела).

Вот и все, пожалуй. Можно прямо сейчас внедрять личный Канбан в свой рабочий процесс.

Нам идеально подойдет белая доска для маркеров. Разделим доску на три колонки и разбросаем по ним свои задачи. Когда задача переходит из одного столбца в другой – мы стираем ее и записываем заново в новом месте.

Но удобнее для записи дел использовать бумажные стикеры (по одному стикеру на каждую задачу). Так легче перемещать их по горизонтали и вертикали. Приоритет можно задавать с помощью стикеров разных цветов. Например, зеленый – низкий приоритет, желтый – средний, красный – высокий.

Взглянув на такую доску, вы сразу вспомните, чем стоит заниматься в данный момент, и какие задачи «горят». Когда средняя колонка очистится или в ней останутся дела, которые ожидают реакции от других людей, можно приступить к ее наполнению задачами из раздела «Отложено/Запланировано».

Не забывайте о втором принципе, требующем ограничить количество задач, над которыми вы работаете одновременно. Не стоит пренебрегать им. Если будете наполнять среднюю колонку задачами, не освобождая ее, то очень скоро груз забот придавит вас.

Бенсон и ДеМария Барри настаивают на минимально возможном количестве текущих дел. В зависимости от характера собственной работы, установите свой предельный лимит на одновременное количество задач в колонке «Выполняемое».

Стоит также ограничить количество задач во всем Канабане. Пусть новая и низкоприоритетная работа  подождет в стопке «Входящее». Канбан тем эффективнее, чем меньше позиций в нем содержится.

Программы и онлайн-сервисы для реализации личного Канбана

Если у вас нет возможности повесить на рабочем месте доску для визуализации задач или вы не работаете на одном месте, то не все потеряно. Существуют другие реализации Канбана, среди которых вы наверняка встретите знакомые имена. Вот несколько приложений и интернет-сервисов, которые придут нам на помощь:

  • Trello: Этот набирающий популярность сервис для организации работы и хранения записей изначально построен на Канбан-подобной системе. Многие люди использует его для GTD, но для индивидуального Канбана он подходит не хуже. Все что нам надо сделать – создать отдельную доску с соответствующими колонками. В Trello вы можете повысить эффективность Канбана, используя календарь с напоминаниями и цветные метки.
  • KanbanFlow: Это приложение очень похоже на Trello, но еще больше «заточено» под Канбан. Здесь есть дополнительная колонка «Сегодня» (Today). С ее помощью мы отделяем задачи, которые находятся в стадии реализации, от тех, над которыми работаем прямо сейчас. Лично я считаю это ненужным усложнением. В KanbanFlow к каждой задаче мы можем добавлять заметки и напоминания, ограничивать количество дел, находящихся в работе, и взаимодействовать с другими. В KanbanFlow есть также таймер Pomodoro – еще один инструмент, помогающий сосредоточиться на работе. Сайт хорошо оптимизирован для мобильных устройств – для работы с ним не надо устанавливать никакие дополнительные приложения.
  • Evernote (с дополнением Kanbanote): Evernote сам по себе не очень хорошее средство для внедрения Канбана. Здесь невозможно организовать визуальное отображение всего объема работы. Но это дело поправимое. Воспользуемся Kanbanote, который сделает списки в Evernote более наглядными. Он добавит три колонки: Отложенное, Выполняемое, Выполненное. Здесь даже есть приложение для Android, облегчающее использование системы подвижными людьми.

Конечно, никто не заставляет вас использовать Evernote для Канбан. Но если вы активно используете его для организации своей информации, то превращение данного сервиса в систему продуктивной работы вполне обосновано.

Встраиваем Канбан в налаженную систему продуктивной работы

Личный Канбан довольно простой и гибкий. Его можно реализовать на стене или доске, в локальной программе или интернет-сервисе, в блокноте или на листе бумаге. А можно приспособить его под уже используемую систему продуктивной работы.

Сильной стороной Канбана является возможность использования вместе с другими методами повышения продуктивности. Если вы полагаетесь на GTD, Pomodoro или матрицу Эйзенхауэра, то можете интегрировать в них личный Канбан.

В принципе, Канбан можно совместить с любой системой, основанной на списках дел. Вы можете объединить свой метод с Канбаном и попробовать – подходит ли вам такой гибрид. При этом не придется отказываться от любимых инструментов и что-то перестраивать в своей работе.

Посмотрите на свои списки задач. В них вы, наверняка, найдете те дела, которые выполняются прямо сейчас, завершенные и запланированные задачи. Осталось только расставить их в три колонки. Здесь все очень просто, но этот метод работает!